Převod databáze programu Opravy a servis 4 na databázi programu Opravy a servis 5

Hlavní novou funkcí verze 5 je možnost příjmu více zařízení v rámci jedné zakázky a s tím související evidence některých údajů v zakázce ve vztahu ke každému zařízení. Tato změna si vyžádala nejen rozšíření ale i částečnou změnu struktury databáze a odpovídajících funkcí. Následující postup je typický pro většinu případů. Alternativní postupy konzultujte s autorem programu. Následující operace provádějte jako administrátor, ideálně přímo na pc (serveru), kde je umístěna databáze (sql server).

Postup pro případ, že používáte MS SQL server (síťová verze):
1. Program Opravy a servis 4 aktualizujte na nejvyšší možnou verzi - menu nápověda/aktualizace a následně proveďte zálohu databáze, proveďte také zálohu celé složky programu.
2. V programu Opravy a servis 4 vytvořte kopii stávající databáze do nové (zvolte vhodný název databáze, např. opravyaservis5).Funkce je dostupná v menu nástroje/databáze/kopie do nové...
3. Nainstalujte program Opravy a servis 5 do nové složky, např. C:\opravyaservis5
4. Ve složce programu Opravy a servis 5 spusťte soubor "mssql.udl" - jedná se o dialog nastavení připojení k databázi. Zde nastavte stejné hodnoty jako jsou ve stejném souboru ve složce programu Opravy a servis 4, pouze v kolonce databáze vyberte novou/zkopírovanou databázi. (Alternativně - zkopírujte soubor mssql.udl ze složky programu verze 4 do složky programu verze 5 a v nové složce soubor mssql.udl spusťte a pouze vyberte novou/zkopírovanou databázi). V tomto dialogu také vyzkoušejte připojení tlačítkem test.
5. Pokud je připojení úspěšné, spusťte následně program Opravy a servis 5. Při prvním spuštění program automaticky provede rozšíření databáze a konverzi datových typů.
6. Jestliže jste nezaznamenali žádné chybové hlášení, jděte do menu nástroje a vyberte funkci "zobrazit skryté funkce".
7. V menu nástroje/databáze vyberte funkci převod na verzi 5 a vyčkejte dokud funkce nedoběhne - doba je závislá na množství dat.

Postup pro případ, že používáte lokální databázi:
1. Program Opravy a servis 4 aktualizujte na nejvyšší možnou verzi - menu nápověda/aktualizace a následně proveďte zálohu databáze pomocí funkce na záložce nastavení/zálohování. Vzniklý soubor s příponou .bak si uschovejte.
2. Nainstalujte program Opravy a servis 5 s lokální databází instalačním programem setuplocal5.exe z webové stránky programu.
3. Při prvním spuštění program nastavte na lokální databázi, program vytvoří novou prázdnou databázi "opravyaservis5".
4. Na záložce nastavení/zálohování obnovte předem vytvořenou zálohu do stávající databáze a následně restartujte program.
5. V menu nástroje vyberte funkci "zobrazit skryté funkce".
6. V menu nástroje/databáze vyberte funkci převod na verzi 5 a vyčkejte dokud funkce nedoběhne - doba je závislá na množství dat.
7. Doporučení: Pomocí menu nástroje/databáze/nastavení připojení a výběr databáze si zobrazte okno pro nastavení a výběr databáze, zde v kolonce výběr databáze zvolte "opravyaservis5". Pokud necháte kolonku prázdnou, program verze 5 automaticky pracuje s databází, která se jmenuje "opravyaservis5". Ale protože můžete mít více databází, je vhodné mít zde vybranou konkrétní databázi.


Nejdůležitější poznámky k verzi 5:
Do zakázky je možno přidat libovolný počet zařízení z modulu evidence zařízení (číselník/databáze zařízení). Ve verzi 5 není možno přidat zařízení jen tak názvem bez vazby na evidenci zařízení (resp. je to možné přes tlačítko přidat sériové číslo, viz dále, vazbu na evidenci vytvoří program automaticky). Tento princip zajišťuje jedinečnost vazeb zařízení na zakázky a je základním předpokladem pro jakékoliv výstupy (tiskové sestavy) a správné vyhodnocovaní (servisní/reklamační historie zařízení, servisní knížka, k čemu přesně patří určitý použitý materiál atd). Pokud jste už ve verzi 4 zařízení vkládali do zakázky skrze evidenci zařízení, pak se pro vás nic nemění (naopak, zjednodušuje, viz dále "přidat sériové číslo"), pouze máte možnost přidat více než jedno/libovolný počet zařízení do jedné zakázky. Jestliže jste evidenci zařízení nepoužívali, uvidíte po převodu databáze z verze 4 v seznamu zařízení zakázky pouze jediné zařízení s číslem "0". Znamená to, že zařízení nemá/ani ve verzi 4 nemělo vazbu na evidenci zařízení. U takovéto zakázky můžete (nemusíte), vazbu na evideci zařízení vytvořit dodatečně přes funkci pod pravým tlačítkem myši "přiřadit číslo zařízení z evidence zařízení".

Tlačítko "přidat sériové číslo" na záložce seznam zařízení v detailu zakázky umožňuje nejen rychlé vkládání více zařízení, aniž byste museli otevřít evidenci zařízení, ale také založit nové zařízení aniž byste museli do evidence jít a to i v případě, že chcete založit nové zařízení bez sériového čísla. Přitom ale program sám zajistí založení zařízení do evidence a vytvoření jedinečné vazby (identifikátoru/čísla zařízení). Tlačítkem "přidat sériové číslo" se zobrazí okénko pro vložení sériového čísla (IMEI apod), to můžeme zadat ručně nebo načíst čtečkou. Program ověří zda dané sériové číslo existuje v evidenci zařízení, pokud ano, vloží zařízení automaticky do zakázky a ověří jestli už zařízení bylo v opravě/reklamaci dle nastavení na záložce nastavení/základní. Pokud ano, nabídne filtrování souvisejících zakázek. Rovněž pokud v zakázce ještě nemáte vyplněného zákazníka a kontakt tak nabídne jejich vyplnění do zakázky pokud je pro zařízení znám. Jestliže sériové číslo v evidenci nenajde, zobrazí další okénko pro zadání názvu zařízení. Po jeho zadání program zařízení založí do evidence a vloží do zakázky s vazbou přes jedinečné číslo zařízení z evidence. To vše bez otevření modulu evidence. Je zřejmé, že je tak možno rychle přidat libovolné množství zařízení bez otevírání dalších oken a zbytečného klikání nebo hledání. Toto platí také pro případ, že chceme z nějakého důvodu zadat nové zařízení bez sériového čísla. Pokud pole sériové číslo není nastaveno jako povinné (záložka nastavení/viditelnost polí), potom okénko pro vložení sériového čísla můžeme nechat prázdné a následně vyplníme pouze název zařízení. Program jej automaticky založí do evidence a již s existujícím číslem zařízení vloží do zakázky. U takového zařízení sice nebude možné v budoucnu ověřit, jestli již bylo v opravě/reklamaci dle sériového čísla, ale při vkládání skrze evidenci zařízení proběhne ověření podle jedinečného čísla zařízení z evidence. Také skrze číslo zařízení budou fungovat vazby na použitý materiál, bude možno generovat servisní knížku zařízení případně provádět další vyhodnocování např. v přehledových sestavách. 

V okně detailu zakázky, na záložce seznam zařízení, je seznam údajů specifických ke každému zařízení (jako příslušenství, závada, typ opravy....) včetně položek práce a materiálu. Tzn. i u položek práce a materiálu je jasné (i kdykoliv zpětně), ke kterému zařízení dané zakázky položka práce a materiálu náleží. Díky tomu je možné na tiskových sestavách (např. servisní protokol) uvést všechny vlastnosti přímo u daného zařízení včetně práce a materiálu zvlášť nebo naopak jednoduchým výpisem najednou v jedné souhrnné tabulce (jako ve verzi 4). Na seznamu zařízení je možný pohyb z klávesnice nebo výběrem myší, přitom se aktualizují všechny specifické údaje zařízení, dle vybraného zařízení a v případě změn také automaticky ukládají ! Tzn. kdykoliv je možné dopsat/aktualizovat kterýkoliv údaj.

Položky seznamu zařízení v zakázce je možno přesouvat mezi zakázkami a to i více položek najednou (více řádků označíte např. podržením shift a šipkou dolů). Funkce pro přesun zařízení mezi zakázkami vyžaduje znalost čísla cílové zakázky. Tato funkce nijak nekoliduje s funkcí "kopie jako nová" - pravé tl. myši na seznamu zakázek v hlavním okně programu, tzn. tato funkce zkopíruje původní zakázku do nové včetně všech zařízení i jejich práce a materiálu.

Položky práce a materiálu jde přesouvat nebo kopírovat mezi jednotlivými zařízeními dané zakázky, což usnadňuje případné znovu zadávání položky (např. diagnostika...) u jiného zařízení dané zakázky. Funkce vyžaduje zadání čísla cílového zařízení, které je vidět na seznamu zařízení. Položky jde přesouvat/kopírovat také i hromadně označením více položek najednou.

Údaje specifické pro každé zařízení se spojují do odpovídajících hodnot v hlavní tabulce zakázek - sloučené hodnoty jsou vidět v příslušných sloupcích v přehledu zakázek v hlavním okně programu. Např. v rámci jedné zakázky přijmu 2 zařízení např. Husqvarna 353 a Husqvarna 268, tato 2 zařízení vidím v detailu zakázky v seznamu zařízení jednotlivě, eviduji k nim jednotlivé charakteriatiky, ale také je vidím v seznamu zakázek v hlavním okně programu, v řádku se zakázkou ve sloupci zobrazujícím předmět opravy (druh zboží) jako "Husqvarna 353 + Husqvarna 268" . Totéž se děje s ostatními poli jako závada, příslušenství atd. Tím mám lepší přehled o zakázce hned z hlavního okna programu aniž bych ji otevřel, sloučená pole můžu také používat v sestavách a navíc podle jejich (i části) obsahu vyhledávat.

Rozdělení údajů zakázky přináší také možnost zvětšení kolonek detailu zakázky. Přitom i na nové kolonky platí možnost otevření textové kolonky do detailního většího okna (funkce F2) a jeho zavření a uložení hodnot do kolonky klávesou ESC.
  
Z vazeb v programu Opravy a servis 5 plyne např. následující: Přijde zákazník se zařízením, které už bylo v servisu. Založím zakázku, půjdu rovnou na záložku seznam zařízení, v evidenci zařízení najdu zařízení a vložím do zakázky (nebo prostě použiji tlačítko "přidat sériové číslo"), program mě jednak upozorní, že zařízení již bylo v opravě a  dotáže se jestli chci filtrovat související zakázky, navíc mi při vložení zařízení do nové prázdné zakázky nabídne také automatické vyplnění údajů o zákazníkovi, protože z evidence zařízení zná vlastníka zařízení......

Nebo v podobném případě dle SN či jména zákazníka vyhledám přímo v hlavním okně programu (f3 - hledání dle všeho) jeho zakázky. Pomocí funkce "kopie jako nová" založím novou zakázku se stejnými údaji a pouze ji upravím podle aktuální situace. Toto se hodí např. v případě opakované závady/reklamace.


Z popsaného plyne - ovládání Opravy a servis 5 je opět o něco jiné než nižší verze. Ale nová funkčnost a budování systémových vazeb zvyšuje informační hodnotu vytvářené databáze i užitnou hodnotu programu. Zdánlivě složitější ovládání je jen otázkou zvyku a reálně není výrazně pomalejší než dříve. Naopak, při správném použití tlačítka "přidat sériové číslo" je dokonce méně kliků při stejné funkčnosti než ve verzi 4.